Jak przygotować przetarg na zakup energii? Od analizy zużycia do kontroli kosztów

Dobry przetarg na zakup energii nie zaczyna się od napisania Specyfikacji Warunków Zamówienia ani od wysłania zapytania do sprzedawców. Zaczyna się znacznie wcześniej, od zrozumienia tego, ile energii organizacja rzeczywiście potrzebuje, w jaki sposób ją zużywa i jakiego rodzaju ryzyko zakupowe jest gotowa zaakceptować.

Ma to znaczenie zarówno dla jednostek samorządu terytorialnego i spółek komunalnych, jak również dla przedsiębiorstw prywatnych organizujących własne postępowania zakupowe. Im większa liczba obiektów, punktów poboru energii i faktur, tym większe znaczenie ma jakość danych wykorzystanych do przygotowania zamówienia.

Przetarg powinien więc być traktowany nie jako jednorazowa aukcja ceny, ale jako element szerszego procesu zarządzania energią:

dane o zużyciu → prognoza zapotrzebowania → strategia zakupowa → dokumentacja → konkurencyjne postępowanie → umowa → monitoring kosztów → przygotowanie kolejnego zakupu

Dobrze zaprojektowany proces może ograniczyć ryzyka kontraktowe, poprawić porównywalność ofert i pozwolić sprzedawcom dokładniej wycenić rzeczywiste potrzeby odbiorcy.

Przetarg zaczyna się od poznania własnego zużycia

Pierwszym krokiem powinno być uporządkowanie wszystkich PPE, czyli Punktów Poboru Energii, które mają zostać objęte przyszłą umową.

W stosunkowo niewielkiej firmie może być ich kilka. W dużym przedsiębiorstwie, samorządzie albo grupie zakupowej liczba PPE może sięgać setek lub tysięcy. Każdy z nich może posiadać inną grupę taryfową, moc umowną, operatora systemu dystrybucyjnego, profil poboru oraz historię zużycia.

Sama lista PPE nie wystarcza. Przed rozpoczęciem postępowania warto połączyć ją z historycznymi danymi rozliczeniowymi i pomiarowymi. Pozwala to odpowiedzieć na podstawowe pytania:

• ile energii zużywa cała organizacja,
• które PPE odpowiadają za największą część wolumenu,
• jak zużycie zmienia się pomiędzy miesiącami,
• czy występują istotne trendy wzrostowe lub spadkowe,
• które obiekty będą uruchamiane lub zamykane,
• czy planowane są inwestycje wpływające na przyszły pobór.

To szczególnie ważne w organizacjach, w których dane historycznie znajdowały się w wielu arkuszach, fakturach i systemach. Błąd w wykazie PPE albo automatyczne przepisanie zużycia z poprzedniego postępowania może później przełożyć się na nieprawidłową prognozę całego zamówienia.

Wolumen to nie tylko jedna liczba MWh

Jednym z podstawowych pojęć przy zakupie energii jest wolumen, czyli ilość energii, którą zamawiający przewiduje zużyć w okresie obowiązywania kontraktu.

Jeżeli przedsiębiorstwo zużyło w poprzednim roku 20 000 MWh, najprostszym rozwiązaniem byłoby wykorzystanie dokładnie tej samej wartości w kolejnym postępowaniu. W praktyce bardzo często byłoby to zbyt dużym uproszczeniem.

Prognoza powinna uwzględniać to, co w organizacji ma wydarzyć się w okresie przyszłej dostawy. Nowa linia produkcyjna może zwiększyć zapotrzebowanie. Termomodernizacja albo modernizacja oświetlenia może je obniżyć. Instalacja fotowoltaiczna może ograniczyć pobór energii z sieci przede wszystkim w określonych godzinach, natomiast elektryfikacja floty samochodowej może stworzyć zupełnie nowy profil zużycia.

Dlatego przygotowanie przetargu warto poprzedzić modelowaniem przyszłego zapotrzebowania, a nie wyłącznie podsumowaniem danych historycznych.

W Parsymonii możemy w takim procesie wykorzystywać dane rozliczeniowe, pomiarowe, informacje o działalności przedsiębiorstwa i jego planowanych zmianach. W bardziej złożonych przypadkach prognoza może być wspierana metodami statystycznymi lub uczeniem maszynowym.

Nie chodzi o stworzenie prognozy idealnej. Takiej prognozy najczęściej nie da się przygotować. Chodzi o możliwie racjonalne określenie oczekiwanego wolumenu oraz zakresu potencjalnych odchyleń.

Profil zużycia może być równie ważny jak roczny wolumen

Dwa przedsiębiorstwa mogą zużywać dokładnie 20 GWh energii rocznie, a jednocześnie stanowić dla sprzedawcy zupełnie inny produkt.

Pierwsza firma może pracować przez całą dobę z niemal stałym poborem. Druga może zużywać większość energii w dni robocze pomiędzy godziną 7:00 a 17:00. Ich roczny wolumen jest taki sam, ale profil zużycia znacząco się różni.

Ma to znaczenie, ponieważ cena energii na rynku hurtowym zmienia się w czasie. Jeżeli odbiorca pobiera relatywnie dużą część energii w okresach, w których ceny rynkowe są wysokie, koszt zabezpieczenia jego profilu może być dla sprzedawcy większy.

Dlatego profesjonalne przygotowanie zakupu powinno analizować nie tylko roczną sumę MWh, ale również strukturę poboru. W zależności od dostępności danych może to oznaczać analizę miesięczną, strefową, godzinową lub 15-minutową.

Dopiero połączenie wolumenu i profilu daje znacznie pełniejszy obraz tego, co organizacja rzeczywiście zamierza kupić.

Najpierw strategia zakupu, później dokumentacja

Po określeniu przewidywanego zapotrzebowania trzeba odpowiedzieć na drugie fundamentalne pytanie: w jaki sposób energia ma być kupowana?

Najprostszym rozwiązaniem może być zakup całego wolumenu po jednej cenie stałej. Daje to dużą przewidywalność budżetu, ale jednocześnie oznacza, że cały przyszły okres dostawy jest wyceniany w jednym momencie.

Alternatywą mogą być modele oparte o indeksy giełdowe, ceny dynamiczne, zakupy transzowe albo rozwiązania łączące kilka mechanizmów. W modelu transzowym część przyszłego wolumenu może być zabezpieczana w różnych momentach, co ogranicza uzależnienie wyniku całego zakupu od ceny dostępnej jednego konkretnego dnia.

Nie istnieje jeden model odpowiedni dla każdej organizacji. Wybór powinien uwzględniać między innymi:

• wielkość i charakter zużycia,
• zdolność organizacji do monitorowania rynku,
• wymagany poziom przewidywalności budżetowej,
• tolerancję ryzyka,
• długość okresu dostawy,
• możliwość podejmowania decyzji zakupowych w trakcie trwania kontraktu.

To właśnie dlatego strategia powinna powstać przed dokumentacją przetargową. Dokumentacja jest później formalnym odzwierciedleniem przyjętego modelu zakupowego, a nie miejscem, w którym dopiero próbuje się ustalić, czego organizacja właściwie potrzebuje.

Więcej o różnych sposobach ustalania ceny piszemy w artykule Cena stała, dynamiczna czy model mieszany? Jak kupować energię w firmie.

Duża grupa zakupowa wymaga nie tylko skali, ale również porządku danych

Wspólny zakup energii przez wiele jednostek może zwiększyć skalę postępowania, ale jednocześnie znacząco zwiększa jego złożoność.

Każdy uczestnik może posiadać inną strukturę organizacyjną, różne rodzaje obiektów, własne dane historyczne oraz odmienne oczekiwania dotyczące przyszłego zużycia. Pojawia się więc nie tylko problem zebrania kilku tysięcy PPE, ale również zapewnienia, że wszystkie informacje są aktualne, kompletne i przygotowane według jednego standardu.

W dużej grupie szczególnego znaczenia nabiera koordynacja procesu. Trzeba ustalić odpowiedzialność za dostarczenie danych, zweryfikować listę PPE, przygotować spójne prognozy, zebrać wymagania uczestników i ostatecznie przełożyć je na jedną dokumentację zakupową.

Dobra dokumentacja ogranicza ryzyko po obu stronach

Dopiero po przeanalizowaniu danych i wyborze modelu zakupowego można odpowiednio przygotować dokumentację.

W przypadku jednostek podlegających przepisom Prawa zamówień publicznych proces musi oczywiście odpowiadać obowiązującym regulacjom. Oficjalnym systemem wspierającym publikację i prowadzenie postępowań publicznych jest Platforma e-Zamówienia. Artykuł koncentruje się jednak na ekonomicznej i energetycznej stronie procesu, a nie zastępuje analizy prawnej konkretnego postępowania.

Z punktu widzenia rynku energii dokumentacja powinna przede wszystkim jasno określać przedmiot zamówienia i zasady jego późniejszego rozliczania. Wykonawca musi rozumieć, jaki wolumen i profil wycenia, jakie są zasady dodawania i usuwania PPE, jakie odchylenia od prognozy są dopuszczalne oraz w jaki sposób ustalana będzie cena.

Szczególnego znaczenia nabierają pasma tolerancji wolumenowej. Odbiorca nie jest w stanie przewidzieć przyszłego zużycia z dokładnością do jednej MWh. Umowa powinna więc określać, w jakim zakresie rzeczywisty pobór może odbiegać od wartości planowanej i jakie konsekwencje wiążą się z przekroczeniem tego zakresu.

Im więcej niejasności znajduje się w dokumentacji, tym większe ryzyko musi uwzględnić wykonawca. Ryzyko ma natomiast swoją cenę.

Najtańsza stawka nie zawsze oznacza najtańszą energię

Porównywanie ofert wyłącznie na podstawie jednej wartości PLN/MWh może prowadzić do błędnych wniosków.

Oprócz podstawowej ceny energii znaczenie mogą mieć koszty bilansowania, marże, opłaty handlowe, sposób indeksacji, warunki płatności, gwarancje pochodzenia, zasady rozliczania odchyleń oraz warunki dotyczące zmiany liczby PPE.

Dlatego jeszcze przed otrzymaniem ofert warto przygotować model ich porównania. Powinien odpowiadać na pytanie, jaki może być całkowity ekonomiczny koszt poszczególnych wariantów przy realistycznym scenariuszu zużycia.

To szczególnie istotne przy bardziej złożonych umowach opartych o indeksy giełdowe lub zakupy transzowe. Cena nie jest wtedy jedną liczbą wpisaną do formularza, lecz wynikiem określonej formuły, której działanie trzeba wcześniej dokładnie zrozumieć.

Podpisanie umowy nie powinno kończyć zarządzania energią

Jednym z częstszych błędów jest potraktowanie podpisania umowy jako końca procesu. W rzeczywistości właśnie wtedy zaczyna powstawać najważniejszy zbiór informacji potrzebny do przygotowania kolejnego zakupu.

Każda kolejna faktura pokazuje, jak rzeczywiste zużycie ma się do prognozy przygotowanej przed postępowaniem. Można sprawdzać, które PPE zwiększają pobór, gdzie pojawiają się nowe koszty, jak zmienia się koszt jednostkowy oraz czy założenia zastosowane podczas przetargu rzeczywiście się sprawdzają.

Przy kilkudziesięciu lub kilkuset PPE prowadzenie takiej analizy wyłącznie w arkuszach szybko staje się trudne. Dane są rozproszone pomiędzy dokumentami sprzedażowymi, fakturami dystrybucyjnymi, umowami, wykazami PPE i systemami wewnętrznymi.

Właśnie dlatego w Parsymonii łączymy usługę doradczą z Aplikacją Parsymonia, która może stać się wspólnym miejscem zarządzania informacją energetyczną organizacji.

Aplikacja porządkuje dane dotyczące kosztów, zużycia, dokumentów i PPE. Pozwala analizować koszty sprzedaży i dystrybucji, monitorować trendy, identyfikować odchylenia oraz utrzymywać dokumentację energetyczną w jednym środowisku.

Dzięki temu przygotowanie następnego przetargu nie musi zaczynać się od ponownego zbierania danych z kilkuset faktur.

Dane z obecnej umowy stają się podstawą kolejnego przetargu

To właśnie tutaj zamyka się cały cykl zarządzania zakupem energii.

Jeżeli przedsiębiorstwo przez dwa lata systematycznie zbiera dane dotyczące rzeczywistego zużycia i kosztów, przygotowanie kolejnego postępowania może być znacznie dokładniejsze. Wiadomo, które PPE rzeczywiście funkcjonują, jak zmienia się ich pobór, gdzie prognoza z poprzedniego postępowania była nietrafiona i jakie elementy kosztów wymagają szczególnej uwagi.

Można również ocenić skutki zmian, które nastąpiły w organizacji. Jeżeli uruchomiono fotowoltaikę, można zmierzyć jej realny wpływ na pobór z sieci. Jeżeli przeprowadzono modernizację, można sprawdzić rzeczywistą zmianę zużycia. Jeżeli zmieniono sposób pracy zakładu, można odpowiednio przebudować prognozę na kolejny okres.

W ten sposób każde kolejne postępowanie nie jest kopią poprzedniego. Powstaje na podstawie coraz lepszego zestawu danych.

Jak wygląda profesjonalnie przygotowany proces?

Dobrze przygotowany zakup można sprowadzić do kilku logicznie następujących po sobie etapów.

Największym błędem jest rozpoczynanie tego procesu dopiero od punktu piątego.

Dokumentacja przetargowa powinna być rezultatem wcześniejszej analizy, a nie jej substytutem.

Przetarg jako element zarządzania kosztami energii

Profesjonalny zakup energii wymaga połączenia kilku kompetencji: znajomości rynku, analizy danych, modelowania zużycia, konstrukcji kontraktów oraz odpowiedniego przygotowania samego procesu zakupowego.

Im większa organizacja, liczba PPE i wolumen energii, tym większe znaczenie ma jakość przygotowania. Różnica pomiędzy dobrą a słabą prognozą nie musi być widoczna w dniu publikacji postępowania. Może ujawnić się dopiero podczas realizacji umowy, kiedy rzeczywiste zużycie zaczyna odbiegać od założeń albo niekorzystne zapisy ograniczają możliwość reagowania na zmiany.

Dlatego przetarg nie powinien być traktowany jako wydarzenie odbywające się raz na dwa lub trzy lata.

Znacznie lepiej potraktować go jako jeden z elementów ciągłego zarządzania kosztami i ryzykiem energetycznym.

Dane gromadzone dzisiaj pomagają kontrolować obecne koszty. Jednocześnie stają się podstawą lepszego modelu zakupowego podczas kolejnego postępowania.

I właśnie wtedy organizacja przechodzi od jednorazowego „kupowania energii” do rzeczywistego zarządzania swoim portfelem energetycznym.

---

Źródła i dalsza lektura

1. Parsymonia: Referencje Opisy wybranych projektów realizowanych między innymi dla Miasta Poznania, MPK Poznań, Aquanetu, Stoelzle Wymiarki i Andorii.

2. Parsymonia: Zarządzanie portfolio energii Zakres wsparcia obejmujący analizę zapotrzebowania, modele zakupu, prowadzenie postępowań oraz późniejsze zarządzanie portfolio.

3. Aplikacja Parsymonia Narzędzie do porządkowania informacji o PPE, kosztach sprzedaży i dystrybucji, zużyciu energii oraz dokumentacji energetycznej.

4. Platforma e-Zamówienia Oficjalna platforma Urzędu Zamówień Publicznych wspierająca prowadzenie postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

5. Co wpływa na ceny energii elektrycznej dla firm? Wprowadzenie do czynników wpływających na rynek SPOT i kontrakty terminowe energii.

6. Cena stała, dynamiczna czy model mieszany? Jak kupować energię w firmie Porównanie podstawowych modeli kontraktacji energii.

---

Artykuł ma charakter edukacyjny i biznesowy. Nie stanowi porady prawnej ani rekomendacji dotyczącej konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Konstrukcja procesu zakupowego powinna uwzględniać sytuację konkretnej organizacji oraz aktualne wymagania prawne.